Kolumne

Was kostet die Verpflegungsleistung?

Leistungserfassung und -bewertung auf Basis der Leistungseinheit von “Beköstigungstagen“ (BKT)

Wilfried Hötzer P.E.G.

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Wilfried Hötzer

Fachbereichsleitung Verpflegungsmanagement | P.E.G. eG


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Was kostet die Verpflegungsleistung? –Leistungserfassung und -bewertung auf Basis der Leistungseinheit von “Beköstigungstagen“

Um zu wissen was die Küche, besser gesagt was deren Leistungen in der Einrichtung kosten, gilt es die richtigen Bemessungs- wie Berechnungsgrundlagen anzusetzen. Darin genau steckt jedoch die Herausforderung. Während es relativ einfach ist, die angefallenen Kosten auf die Kostenstelle(n) der Küche zu buchen, fällt es ungleich schwerer, die erbrachten Küchenleistungen in Care-Einrichtungen zu fassen sowie stimmig zu beziffern.

Quelle: P.E.G. | Teamfoto P.E.G.-Verpflegungsmanagement (vLnR Wilfried Hötzer, Harald Katzenberger, Thomas Beichele)

Weiß die Einrichtungsleitung, wissen Finanzbuchhaltung und Controlling welche Leistungen die Küche täglich erbringt? Die Erfahrung zeigt, dass dies in der Regel leider nicht so ist, jedenfalls nicht umfänglich. Um sich zu behelfen, mag es naheliegen die Ausgaben für die Küche durch die Zahl der Belegungstage zu dividieren. Dieser Wert ist aber in aller Regel viel zu ungenau und kann sogar deutlich fernab jeglicher Realität liegen, was verschiedene Gründe hat. Zum einen spiegeln die Versorgungsleistungen für die Belegungen in Einrichtungen (*Kernleistung für Patienten und Bewohner) nur sehr selten die gesamten Küchenleistungen, mit deren erbrachten sämtlichen Haupt- und Nebenleistungen.

Zum anderen sind Belegungstage von Patienten/Bewohnern nicht automatisch 1:1 gleichzusetzen mit den Tagen, an denen diese beköstigt werden. In der Akutklinik z.B. sind Patienten erst am zweiten oder gar dritten Tag nach der Operation in der vollen Verpflegung. Zuvor vielleicht gar nicht, oder nur anteilig. OP-Freisetzungen zählen ohnehin nicht als Mahlzeiten. Auch Entlassungen finden ggf. erst nach dem Frühstück statt, andere nach dem Mittagessen oder abends. Ebenso verteilen sich in Care-Einrichtungen jeglicher Art, Aufnahmen meist über den Tagesverlauf hinweg, startend mit unterschiedlicher Mahlzeit. Generell gilt für alle Care-Einrichtungen, dass bezogen auf die Zahl der Beköstigungstage welche der Patienten-/ Bewohnerbeköstigung zugeordnet werden, diese daher maximal auf gleicher Höhe, großteils aber deutlich geringer/darunter liegen müssen, als die Zahl der eigentlichen Belegungstage. Üblicherweise ist es in der Praxis jedoch (*Bezug zur Kernleistung) zu einem recht hohen Prozentsatz umgekehrt und es laufen in der Küche z.T. deutlich mehr Beköstigungstage als Belegungstage auf. Wenn das so ist, lassen sich daraus Probleme bei den Verpflegungs- und Kommunikationsprozessen in der Einrichtung ableiten welche, ganz nebenbei bemerkt, i.d.R. mit nennenswertem Einsparpotenzial verbunden sind.

Es gibt also bereits schon, nur in Bezug auf die Hauptleistung, schon gleich mehrere Gründe dafür sich der korrekten Ermittlung von Kennzahlen und Leistungsdaten der Küche intensiv zu widmen. Dies als Basis für die korrekte Kostenermittlung/-bewertung sowie für das Controlling.

Zum Kern; in welcher Weise lassen sich Küchenleistungen nun wie messen? Das Maß der Dinge, die Maßeinheit der Küchenleistung im Verpflegungsmanagement sind die sogenannten “Beköstigungstage“, abgekürzt auch “BKT“. Sie eignen sich als betriebswirtschaftliche Kennziffer. Vorausgesetzt, sie basieren auf den richtigen Angaben bei der Leistungserfassung (bzgl. Leistungsdaten/-mengen) und -bewertung (bzgl. anteiligem BKT-Wert).

Widmens wir uns zunächst den Leistungsdaten/-mengen. Grundvoraussetzung um an umfängliche Leistungsdaten der Küche zu kommen ist, dass sämtliche Mahlzeiten, Speisen und Getränke grundsätzlich erfasst, gezählt und aufbereitet werden, welche die Küche in irgendeiner Art, für wen auch immer, als Leistungsempfänger verlassen.

Am Anfang steht also die umfassende Statistik über gezählte, an dieser Stelle jedoch noch „ungewichtete“ Leistungen (z.B. Mahlzeiten).

Zu erstellen ist die Statistik zwingend durch das Küchenmanagement. Nur sie ist praktisch in der Lage, die Informationen vollständig wie strukturiert aufzustellen.

Das „Geheimnis“ der korrekten Leistungsbewertung aller gezählten Leistungen ist dann am Ende die richtige Grundlage welche es für die einzelnen Mahlzeiten/Leistungen als Gewichtungsfaktoren anzusetzen gilt.

Dass der Aufwand im Vergleich zwischen den Mahlzeiten von Frühstück, Mittag- oder Abendessen in der Küche unterschiedlich hoch ausfällt lässt sich von jedermann leicht nachvollziehen. Sowohl was den Materialaufwand an Lebensmitteln betrifft wie auch dem zuordenbaren Personaleinsatz (zeitlich und in Kapazitäten). Entsprechend müssen für die versch. Tagesmahlzeiten die zur anteiligen BKT-Gewichtung herangezogenen Faktoren für einen anteiligen BKT (Anteil = X von 1,0 BKT) unterschiedlich hoch als Bemessungsgrundlage angesetzt werden.

Das Vorgehen ist einfach nachzuvollziehen. Die Summe der ausgegebenen Mahlzeiten wird mit dem jeweilig zugeordneten BKT-Faktor multipliziert. Am Ende steht eine Zahl von Beköstigungstagen, pro Zeitraum, bzw. im Gesamtjahr.

Welche Gewichtungsfaktoren sind für einzelne Mahlzeiten anzusetzen? Es gibt durchaus unterschiedliche Ansätze/Werte in Care-Einrichtungen, die hier Anwendung finden. Selten gehen sie im Ergebnis jedoch weit auseinander.

Üblich wie zur Nachahmung empfehlenswert, sind hier folgende Werte:

*Ausgangsbasis von jeweils 1,0 als vollem BKT

  • Frühstücksmahlzeit je, anteilig mit Faktor zw. “0,20 bis 0,25“ gewichtet
  • Mittagessenmahlzeit je, anteilig mit Faktor zw. “0,40 bis 0,50“ gewichtet
  • Abendessenmahlzeit je, anteilig mit Faktor zw. “0,30 bis 0,35“ gewichtet

Vergleichend, mit Blick und Orientierung auf den steuerlichen Sachbezugswert (Jahr 2019); dieser setzt die Werte wie folgt an:

*Ausgangsbasis von jeweils 100% als vollem Verpflegungstag/BKT

  • Frühstück ~ 21,0%
  • Mittagessen ~ 39,5%
  • Abendessen ~ 39,5%

Wer/Was entscheidet welche Anteilswerte einzelner Mahlzeiten zum BKT hin, für den Betrieb tatsächlich angemessen sind? Nun, entweder man hält sich per se an Standardwerte oder, wer es genauer haben möchte, für den empfiehlt es sich, vor der konkreten Festlegung der Gewichtungsfaktoren die üblichen Standardwerte nochmals mit Kalkulationen über die hauseigenen Kostenanteile gegen zu prüfen. So können dann im Einvernehmen zwischen Küche und Verwaltung die Werte allgemeingültig festgelegt werden.

Zumindest für die Hauptleistung, also dem Gros der Küchenleistung welches sich üblicherweise aus der Patienten- und/oder Bewohnerverpflegung heraus ergibt, sind eigene Vergleichskalkulationen durchaus empfehlenswert.

Betreffend weiterer Verpflegungs-/Nebenleistungen; analog zu den BKT aus der Hauptleistung (für Patienten/Bewohner) lassen sich die Beköstigungstage für Personal und Gäste in ähnlicher o. gleicher Weise ermitteln. Zu beachten ist jedoch, dass mitunter Leistungen hier anders konfektioniert sind und daher in ihrem BKT-Wert abweichen können. Mittagessen in der Kantine ist z.B. oft reichhaltiger (größe Portionen und Kalibrierungen) als in der Patienten-/Bewohnerverpflegung, sollte wenn, dann als Mahlzeit entsprechend auch mit einem höheren BKT-Anteil gewichtet werden. Umgekehrt kann sich das bei Mitbelieferungen von z.B. Mittagessen für Kitas/Kindergärten verhalten, wo die Portionen dann vielleicht deutlich kleiner ausfallen, mit einem dann eben geringerem BKT-Wert je Mahlzeit.

Zum guten Schluss kommen wir zu den Sonderfällen, welche i.d.R. den geringsten Teil in der Leistungsmenge ausmachen sollten. Kleinere Nebenleistungen der Küche (z.B. aus Veranstaltungen, Extraessen/-verkäufen div. Art) sid oftmals nicht so einfach als Mahlzeiten zu zählen. Sie können dann unter einem individuellen Ansatz, gemäß dem ermittelten Aufwandswert an Lebensmittel- und Personalkosten, in die BKT-Berechnung überführt werden. Hilfsweise hierzu ist es jedoch auch möglich, den Wert der Erlöse daraus in BKT umzurechnen, indem der Gesamtwert (Netto-Umsatzwert), durch den vollen Tageswert eines BKT geteilt wird. Dazu bietet sich alternativ an, entweder den Tageswert des steuerlichen Sachbezugswertes im laufenden Wirtschaftsjahr als Basis zu nehmen (in 2019 = 8,37 € je BKT), oder den ermittelten hausindividuellen Kostenwert der Einrichtung je BKT anzusetzen, diesen als Teiler zu nutzen.

Ziel, welches durch das vorbenannte Vorgehen erreicht werden kann ist es, dass am Ende alle erbrachten Leistungen der Küche subsummiert, als einheitliche Leistungseinheit “BKT“ für die Leistungsschau sowie für weitergehende Berechnungen zur Verfügung stehen.

BKT-Daten sind dann die Basis für das regelmäßige Zeitraum-Controlling, über Kalendermonate hinweg wie auch für den Jahresabschluss.

Anhand dieser Bezugsgröße wird es möglich, Entwicklungstrends zu erkennen oder die Leistungsfähigkeit der eigenen Küche mit der von anderen Einrichtungen im Benchmark (zumindest annähernd) zu vergleichen.

Zudem lassen sich die verschiedenen Kostenarten unter dem Bezug je Beköstigungstag, daraus als spezifische Kennzahlen berechnen, auch controlen. Als besonders relevant sind hier allem voran natürlich die Kostenarten “Lebensmittel & Personal“ anzuführen. Zusammen machen beide i.d.R. ~ 70 - 80% der Gesamtbetriebskosten einer Küche aus, sind damit als sogenannte “Primärkosten“ zwingend in den Hauptfokus zu nehmen.

Fazit; will man die Küchenleistung in der Einrichtung validiert, in Bezug zu Leistung und Kosten realistisch ermessen, kommt man an einer korrekten wie umfassenden Leistungserfassung und -bewertung der Verpflegungsleistungen nach definierten Kriterien nicht umhin. Die passende Leistungseinheit dazu ist der Beköstigungstag.

In der heutigen Praxis von Care-Einrichtungen spiegelt sich das leider oftmals noch anders. Obwohl das o.g. Verfahren im Küchenmanagement der Gemeinschaftsverpflegung schon lange bekannt ist und vielerorts Anwendung findet, verwundert es doch, wie wenig es in dieser Weise in der Managementebene von Care-Einrichtungen für Zwecke des Controlling und der Budgetierung eingesetzt wird.

So zeigt die die Erfahrung der P.E.G.-Fachberatung Verpflegungsmanagement, dass vielmals in Verwaltung und im Einrichtungsmanagement entspr. Leistungsdaten/-kriterien für die Küchenleistung bewertend herangezogen werden, welche weder umfänglich sind (weil nicht alle Leistungen der Küche einbeziehend) und strenggenommen, dazu auch gar keine echten Küchenleistungen darstellen.

Nachvollziehbar, dass solcherlei Berechnungen dann auch kein realistisches Ergebnis zeichnen, an dem die Küche als solches in/an ihren Leistungen, am Output reell gemessen wie bewertet werden kann.

Mit dem Blick auf das Küchenmanagement. Es muss in dessen höchstem Eigeninteresse liegen, alle Verpflegungsleistungen differenziert statistisch zu erfassen. Diese Auflistung bietet die Grundlage und notwendige Transparenz, auf der im nächsten Schritt dann die BKT-Berechnung erfolgt. Wichtig in diesem Zusammenhang, dass über eine bedarfsgerecht angepasste Leistungsbewertung (Gewichtung zum BKT) die Grundlage dafür vorliegt, damit die errechneten BKT-Leistungen der Küche, am Ende auch im Einrichtungsmanagement deren Akzeptanz finden.

Umgekehrt; liegt eine solche Grundlage mit bester Transparenz über Küchen-/ Verpflegungsleistungen in einer Einrichtung aus der Küche heraus nicht vor, können/müssen solcherlei Daten vom Einrichtungsmanagement bei der Küchenleitung derart strukturiert von dieser eingefordert werden.

Bei Interesse stellen wir interessierten Care-Einrichtungen gerne musterhafte BKT-Berechnungen zur Verfügung, anhand derer sich die Berechnungsmethodik nachvollziehen lässt.